Lo primero que tenemos que saber es para que se utiliza un oficio. Pues bien, un oficio es un documento oficial que suelen enviar los sindicatos, embajadas, ministerios, ayuntamientos y en general cualquier institución del país.
En ellos se pueden escribir desde consultas, invitaciones, felicitaciones, agradecimientos, colaboraciones y casi todo lo que se te pueda ocurrir.
Todos los oficios deben estar debidamente sellados y firmados, así como escritos sin ninguna falta de ortografía y con un trato de usted.
2 Tipos de oficios, oficio múltiple y oficio de transcripción
Aparte del oficio simple, el más utilizado existen otros dos oficios que nos servirán para diferentes situaciones en las que requeriremos escribir un oficio a varios destinatarios y escribir un oficio transcribiendo un oficio anterior, explicamos ambos a continuación:
El oficio múltiple es el primer de estos dos oficios, y se utiliza cuando van a haber varios destinatarios. En estos documentos el texto suele tratar instrucciones a seguir, recomendaciones sobre alguna decisión a tomar en cuenta, información que se quiera dar a varios sitios a la misma vez, etc.
El oficio múltiple suele ir de mayor a menor jerarquía, nunca de menor a mayor, también existe el caso en el que un directivo envié a varios directivos un oficio múltiple, aunque es menos habitual que escribir oficios múltiples a subordinados.
El 2º tipo de oficio es el oficio de transcripción, como su propio nombre indica este oficio sirve para transcribir un oficio ya mandado sin alterar ninguna parte del documento.
Este oficio se suele utilizar para la transcripción de informaciones muy importantes y con alta relevancia. Como en el caso de los oficios múltiples los oficios de transcripción se suelen enviar a subordinados o entre jerarquías de mismo nivel.
Estructura de un oficio
Un oficio como buen documento oficial tiene que ir bien estructurado, así pues la primera parte que aparecerá en el documento será el Membrete, en él, aparecerá la información de la empresa que esta escribiendo dicho oficio.
Seguido del membrete viene la fecha y el lugar de escritura del oficio y hacia dónde va dirigido.
Después del membrete y la fecha y localización viene la numeración en la cual se escribe el número de expedición continuada del número de oficina de dónde procede el oficio para identificarlo correctamente. También se suele incluir el año.
Ahora viene el destinatario, tendremos que poner nombre y apellidos y los cargos o cargo que ocupa en la institución o empresa.
Después viene el asunto, dónde se escribirá brevemente el título de la información que vamos a dar más adelante.
En el caso de que el oficio sea una respuesta a otro oficio tendremos que poner la sección de referencia en la cual pondremos a que oficio nos estamos refiriendo.
Texto, cuerpo o descripción; Esta es la parte fundamental de nuestro oficio, aquí escribiremos el texto informativo, la petición, felicitación o lo que sea. Las palabras utilizadas deben estar bien escritas, sin ningún tipo de falta ortográfica y con tratamiento de usted.
Después vendrá la despedida, en la cual dejaremos un saludo de forma cortés en la que mostraremos nuestra amabilidad y buen trato. Al lado de la despedida o abajo irá la firma o sello, la cual servirá para identificar al redactor del oficio así como su veracidad.
Quizás ya no tan utilizado en algunos oficios también se suelen escribir después de la firma las iniciales, todas ellas en mayúsculas.
Debajo de todo esto pondremos el anexo o adjunto en el cual se escribirán todos los archivos, programas, revistas, etc que se han anexado al oficio.
En los oficios múltiples hay un último apartado llamado distribución en el cual se escribirán todas las oficinas o lugares dónde va a parar el oficio múltiple.